Muchos autónomos pagan a una gestoría por algo que pueden hacer ellos mismos al principio: anotar ingresos y gastos y saber cuánto tendrán que pagar cada trimestre. Con un Excel bien montado es posible, siempre que lo mantengas al día. Aquí tienes el método y una plantilla gratuita que ya calcula el IVA, las retenciones y un resumen trimestral.
¿Puedo llevar mi contabilidad yo mismo?
Sí. Si tributas en estimación directa simplificada o eres profesional, lo que la normativa te pide son libros registro (ingresos, gastos, bienes de inversión y, si eres profesional, provisiones y suplidos), y pueden llevarse en cualquier formato, también electrónico. Si tu actividad es mercantil en estimación directa normal, las exigencias son mayores y es más habitual contar con un asesor. Para ver qué libros te tocan, consulta nuestro artículo sobre los libros de registro.
Qué incluye la plantilla
- Libro de ingresos: una fila por factura emitida. Calcula la cuota de IVA, la retención de IRPF, el total cobrado y el trimestre.
- Libro de gastos: una fila por factura recibida. Calcula el IVA, la parte deducible y el trimestre.
- Resumen trimestral: suma por trimestres lo que necesitas para preparar el modelo 303 (IVA) y una estimación del modelo 130 (IRPF).
- Instrucciones y listas desplegables de IVA (21 %, 10 %, 4 %, 0 %) y retención (15 %, 7 %, 0 %).
Los datos de ejemplo son ficticios; bórralos y empieza con los tuyos. Tiene capacidad para 200 filas por hoja.
Método en 5 pasos
- Anota cada factura el mismo día (o semana) que se emite o se recibe. Dejar la contabilidad para fin de trimestre es el error más común.
- Rellena todos los campos: fecha, número, cliente o proveedor con NIF, concepto, base imponible, IVA y retención.
- Indica el % de afectación en los gastos. Si el gasto es 100 % de la actividad, pon 100 %. Si es mixto o tiene límites (coche, vivienda, suministros), consulta antes cuánto puedes deducir.
- Revisa el resumen al cerrar cada trimestre y compara con tus extractos bancarios.
- Guarda las facturas originales ordenadas y haz una copia de seguridad del Excel.
Ejemplo con números
Con los datos de ejemplo de la plantilla (ingresos con 15 % de retención y gastos con IVA):
| T1 | T2 | T3 | |
|---|---|---|---|
| Ingresos (base) | 3.500,00 € | 2.400,00 € | 900,00 € |
| Gastos deducibles | 620,00 € | 420,00 € | 200,00 € |
| IVA repercutido | 735,00 € | 504,00 € | 189,00 € |
| IVA soportado deducible | 67,20 € | 25,20 € | 42,00 € |
| IVA a ingresar (303) | 667,80 € | 478,80 € | 147,00 € |
| Retenciones soportadas | 525,00 € | 270,00 € | 135,00 € |
| 130 a ingresar | 51,00 € | 126,00 € | 5,00 € |
Cómo se calcula el T1 del 130: rendimiento neto 3.500 − 620 = 2.880 €; el 20 % son 576 €; menos las retenciones (525 €) quedan 51 €. En el T2 se acumula todo el año: rendimiento neto acumulado 4.860 €; 20 % = 972 €; menos el pago anterior (51 €) y las retenciones acumuladas (795 €) = 126 €.
Para qué sirve el resumen (y sus límites)
- Modelo 303: IVA repercutido menos IVA soportado deducible. Útil como base para presentarlo, pero revisa casos especiales (IVA exento, prorrata, regímenes especiales, regularizaciones).
- Modelo 130: el cálculo es simplificado: 20 % del rendimiento neto acumulado menos pagos anteriores y retenciones. No incluye la deducción por rendimientos bajos ni otros casos. Además, no todos tienen que presentarlo (por ejemplo, quienes tienen retenciones en gran parte de sus ingresos).
- Gastos «a medias»: la plantilla no sustituye tu criterio sobre qué es deducible.
Errores frecuentes al llevar la contabilidad en Excel
- Fórmulas rotas por insertar filas fuera del rango.
- Anotar el total con IVA en lugar de la base imponible.
- Olvidar facturas pequeñas (suscripciones, comisiones bancarias).
- Mezclar gastos personales con los de la actividad.
- No cuadrar con el banco.
- Perder el archivo por no tener copia.
Cuándo conviene dejar el Excel
El Excel funciona bien con poco volumen y una actividad sencilla. Plantéate un programa específico o un gestor si facturas mucho, tienes empleados, haces operaciones internacionales o debes cumplir con VeriFactu (a partir del 1 de julio de 2027 para autónomos, según el calendario vigente), porque el Excel no genera facturas verificables.
Preguntas frecuentes
¿Es válido llevar la contabilidad en Excel? Sí, siempre que contenga los datos exigidos y esté al día y ordenado.
¿Tengo que presentar los libros a Hacienda? No, se conservan y se aportan si los piden.
¿Sirve esta plantilla si estoy en módulos? No es la herramienta adecuada: en módulos las obligaciones son otras.
¿Cuánto tiempo conservo los datos? Consulta nuestro artículo sobre conservación de facturas.
¿La plantilla me hace las declaraciones? No: te da las cifras base para prepararlas.