Abrir un local añade costes y trámites que un autónomo sin local no tiene: permisos municipales, un alquiler con retención, hojas de reclamaciones, seguros y suministros. Aquí tienes una visión ordenada de lo que necesitas, lo que puedes deducir y los errores que más se pagan.
1. Antes de alquilar: comprueba que puedes abrir
Antes de firmar el contrato de alquiler, comprueba que el local permite tu actividad en el ayuntamiento (uso urbanístico, aforo, normativa de ruido, salida de humos, etc.). Los requisitos varían según el municipio y la comunidad autónoma. Una buena práctica es incluir en el contrato una cláusula que condicione el alquiler a la obtención de la licencia.
2. Licencia de apertura o declaración responsable
Es el permiso municipal para abrir. Según las fuentes consultadas:
- Licencia de apertura: autorización del ayuntamiento que garantiza que el local cumple con la normativa urbanística y de seguridad.
- Declaración responsable: una alternativa más rápida y barata para ciertas actividades (por ejemplo, pequeño comercio), en la que declaras que cumples los requisitos y puedes empezar.
- Actividades inocuas (oficinas, tiendas, restaurantes, según una fuente) requieren menos documentación que las calificadas (talleres, industrias), que pueden exigir un proyecto técnico y tardar más.
Plazos y costes: una fuente cita de 15 días a 4 meses en teoría y a veces más en la práctica, y un coste de 200 a 5.600 € (media de 1.300 €), pero esa fuente es un servicio comercial, así que tómalo solo como orientación. La tramitación suele implicar a un técnico (arquitecto, aparejador o ingeniero), y puede haber tasas municipales.
Según tu actividad, puede haber exigencias adicionales: estudio acústico, medidas de higiene (alimentación), plan contra incendios, declaraciones ambientales o certificaciones profesionales.
3. Alta fiscal y laboral
Además de lo habitual (alta en Hacienda y en la Seguridad Social), la actividad con local y tipo de epígrafe puede cambiar tus obligaciones: algunos epígrafes empresariales no llevan retención en las facturas, y si vendes al público necesitas considerar TPV, tickets y facturas simplificadas.
4. El alquiler: IVA y retención
- IVA: el alquiler de un local de negocio suele llevar IVA del 21 %.
- Retención del 19 %: si eres empresario o profesional, debes retener el 19 % de la base del alquiler (sin IVA) y presentarlo en el modelo 115 trimestral; al año se resume en el modelo 180. Esa retención es un anticipo del IRPF o del Impuesto de Sociedades del arrendador, no un impuesto adicional.
Ejemplo: alquiler mensual de 1.000 € + IVA 210 € = 1.210 €. Retención del 19 % sobre 1.000 € = 190 €. Pagas al propietario 1.000 + 210 − 190 = 1.020 € y tú ingresas los 190 € en Hacienda con el modelo 115.
La retención se calcula sobre la base del alquiler, que según una fuente incluye también los gastos repercutidos (comunidad, IBI o suministros) pero no el IVA.
Plazos del modelo 115 (2026), según una fuente: del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y del 1 al 20 de enero del año siguiente (5 días antes si domicilias el pago). Contrasta las fechas en nuestro calendario fiscal.
Excepciones citadas: algunas fuentes mencionan que no hay obligación de retener cuando el alquiler anual por arrendador es inferior a 900 €, entre otros casos. Revisa si te afecta.
Debes entregar al propietario un certificado de las retenciones practicadas para que las deduzca.
5. Gastos del local que puedes deducir
Si el local es exclusivo de tu actividad:
- Alquiler (la base, y el IVA soportado si tu actividad lo permite).
- Suministros: luz, agua, gas, internet y teléfono.
- Comunidad de propietarios y, si eres propietario, IBI y gastos de conservación.
- Seguros del local y de la actividad.
- Reformas y mobiliario (algunos se amortizan).
- Limpieza, seguridad, alarma y mantenimiento.
- Publicidad (rótulo, cartelería).
- Licencias y tasas, y honorarios del técnico.
Guarda facturas a tu nombre con NIF. Consulta nuestro artículo de gastos deducibles; en caso de ser propietario, el tratamiento del local (amortización, afectación) es más complejo y debes consultarlo.
6. Obligaciones con los consumidores
- Hojas de reclamaciones: según la fuente consultada, deben tenerlas los autónomos que ofrecen bienes o servicios al consumidor, salvo profesionales colegiados que tienen su propio cauce (médicos, abogados, notarios, etc.). El régimen depende de cada comunidad autónoma, así como el cartel que informa de ellas.
- Sanciones: según esa fuente, van de unos 200 € a 15.000 € según la comunidad. Verifica la tuya.
- Facturas o tickets correctos, con TPV si procede.
- Protección de datos si guardas datos de clientes (contratos, videovigilancia, formularios).
- Normativa sectorial: sanidad, alimentación, seguridad, accesibilidad, etc.
7. Seguros
Valora un seguro de responsabilidad civil y un seguro del continente y contenido del local (incendio, agua, robo). Algunas actividades o contratos de alquiler pueden exigirlos. Consulta nuestro artículo sobre el seguro de responsabilidad civil.
8. Empleados
Si contratas, tendrás obligaciones laborales y de prevención de riesgos. No las trato aquí: consulta con un asesor antes de contratar.
Errores frecuentes
- Firmar el alquiler antes de comprobar la licencia.
- Olvidar la retención del 19 % y el modelo 115.
- Aplicar la retención sobre el total con IVA en lugar de la base.
- Deducir gastos de un local mixto (casa y negocio) sin criterio.
- No tener hojas de reclamaciones o cartel.
- No pedir facturas a tu nombre de los suministros.
Checklist
- Verifica el uso del local y la normativa de tu actividad.
- Negocia el contrato con cláusula de licencia.
- Tramita la licencia o declaración responsable.
- Da de alta tu actividad y calcula tus cuotas e impuestos.
- Prepara el modelo 115 y el certificado de retenciones.
- Pon los suministros a tu nombre.
- Contrata los seguros necesarios.
- Ten hojas de reclamaciones y cumple con consumo y protección de datos.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que retener siempre el 19 %? Si alquilas un local para tu actividad como empresario o profesional, en general sí, con las excepciones previstas.
¿Es lo mismo licencia de apertura que declaración responsable? No: la declaración responsable es una vía más rápida para ciertas actividades.
¿Puedo deducir el IVA del alquiler? Normalmente sí si tu actividad tiene derecho a deducir IVA; comprueba tu caso.
¿Y si trabajo en casa? Es otro supuesto: consulta nuestro artículo sobre gastos de vivienda.
¿Quién paga la licencia? Depende del contrato y del municipio; lo habitual es que la solicite el titular de la actividad.